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Télésecrétariat médical : comprendre ses principes pour le mettre en place

Mettre en place un service de télésecrétariat médical est une solution avantageuse pour les praticiens. Il s’agit d’une solution permettant d’organiser le travail au sein d’un cabinet ou d’un centre médical. Depuis quelques années, ce service répond grandement aux besoins des professionnels de la santé. Malgré tout, il faut bien le comprendre pour sa mise en application.

Le télésecrétariat médical : les missions des télésecrétaires

Un service de télésecrétariat médical s’occupe principalement du service d’accueil téléphonique et d’assistanat administratif. C’est une prestation qu’il est possible de confier à un télésecrétaire médical indépendant. Sinon, il peut être délégué à un prestataire, notamment un centre d’appel.

Un prestataire de service de télésecrétariat médical travaille habituellement pour les médecins et les professionnels de la santé. Ses missions dépendent essentiellement de leurs attentes et de leurs besoins. Dans la réalisation de son travail, un télésecrétaire médical s’occupe principalement de la gestion des appels entrants et l’accueil téléphonique des patients. Il est aussi en mesure de gérer la prise de rendez-vous médicaux et la gestion des agendas des consultations.

En plus de cela, son poste peut aussi s’élargir vers l’assistanat. Il s’occupe des obligations administratives, commerciales et comptables. Pour ces missions, il peut être amené à entreprendre différentes tâches telles que les devis, l’archivage, le classement, la saisie, les factures, le suivi des dossiers… Dans l’ensemble, il s’agit d’un service indispensable aux centres de soin.

Les bonnes raisons d’opter pour le télésecrétariat médical

Comme rappelé précédemment, le télésecrétariat médical est accessible à tous les professionnels de la santé. En plus des médecins généralistes, il s’adresse aux cardiologues, dermatologues, chirurgiens, gynécologues, vétérinaires… Mais il s’agit aussi d’un service convenant aux professionnels du paramédical comme les psychologues, les infirmiers, les psychothérapeutes, les podologues, les diététiciens… Sinon, les spécialistes des médecines douces et les praticiens en soins naturels peuvent également opter pour ce service spécialisé.

Pour ces professionnels de la santé, le service de télésecrétariat médical est bien adapté à leurs besoins. D’une manière générale, un centre de santé et un cabinet médical sont similaires à une entreprise. En effet, cela implique différentes obligations telles que les sollicitations téléphoniques et la planification des rendez-vous. Les praticiens n’ont pas souvent le temps d’entreprendre à la fois les consultations, répondre aux appels téléphoniques, organiser les rendez-vous et l’agenda ou encore traiter les paperasses administratives. De ce fait, ils ont besoin d’un service autonome et disponible pour effectuer ces tâches ô combien indispensables ! Ainsi, les médecins pourront se focaliser davantage sur leur cœur de métier. Ils pourront se consacrer à leurs patients.

La flexibilité est aussi de la partie, car les prestations proposées par les prestataires de ce type de service s’adaptent souvent aux besoins et aux moyens des praticiens. Leurs services sont habituellement modulables et sur mesure. D’autant plus qu’ils sont à même de travailler à des plages horaires très larges. Le montant de la facture à payer dépend généralement du travail réalisé. Ce qui permet également de contrôler le budget.

Les formes de télésecrétariat médical à connaître

Grand nombre d’entreprises  proposent des services de télésecrétariat médical. Il peut s’agir d’un télésecrétaire médical indépendant, une PME à taille humaine ou encore un centre d’appels de grande taille. Ces structures proposent des prestations variées et des tarifs différents.

En fonction des besoins des praticiens, certains optent pour les services d’un téléassistant médical indépendant. Celui-ci est en mesure de réaliser toutes les tâches relatives au télésecrétariat médical. Il privilégie une relation et une collaboration étroite. Cependant, durant les pics d’activité, la disponibilité et la réactivité peuvent être limitées.

Les structures de taille importante comme les centres médicaux et les hôpitaux optent souvent pour les centres d’appels. Ces derniers mettent des équipes de téléopérateurs bien formés dans le télésecrétariat médical au service des établissements de soin. Ils sont capables d’assurer de manière optimale l’organisation et la gestion de la structure au quotidien même à distance.